No ambiente de negócios atual, a comunicação com clientes e clientes potenciais precisa ser rápida, centralizada e, acima de tudo, acessível a vários membros da equipe. Portanto, cada vez mais empresas estão buscando maneiras de usar WhatsApp Negócios com vários usuários ao mesmo tempo, seja para responder perguntas diferentes, compartilhar responsabilidades ou ampliar a cobertura da agenda.

Neste guia completo, explicaremos de forma prática como várias pessoas podem utilizar o mesmo WhatsApp Negócios e quais são as principais limitações da solução gratuita. Também iremos nos aprofundar no novo recurso WhatsApp Premium, que permite conectar mais dispositivos, e mostraremos como uma solução multiagente profissional pode ser a melhor alternativa para um crescimento ilimitado.

Por que usar o WhatsApp Business com vários usuários?

Antes de mergulharmos no processo, vale a pena entender por que você deve usar WhatsApp Negócios com vários usuários pode beneficiar seu negócio:

Atendimento ao cliente mais eficienteAo compartilhar uma conta do WhatsApp, vários agentes podem responder a perguntas, solicitações e reclamações rapidamente, evitando atrasos e potenciais oportunidades de vendas perdidas.
Visibilidade e controle: Ter tudo centralizado em uma única conta evita a confusão gerada por vários números de telefone de diferentes colaboradores. Além disso, os supervisores podem monitorar melhor a qualidade das interações.
Trabalho colaborativo: Com vários usuários gerenciando o mesmo canal, é mais fácil distribuir a carga de trabalho e atender um número maior de clientes sem sobrecarga.
Profissionalismo: Ter um WhatsApp Business “multiusuário” fortalece sua imagem de marca e confiabilidade. O cliente sempre será chamado no mesmo número, mesmo quando atendido por agentes diferentes.

WhatsApp Business (versão gratuita) e o recurso multidispositivo

Em 2021, o WhatsApp implementou a opção de vincular sua conta do WhatsApp (pessoal ou empresarial) com até 4 dispositivos secundários (por exemplo, computadores ou navegadores da web). Mais tarde, em 2023, eles estenderam a compatibilidade para tablets e lançaram a capacidade de usar um smartphone adicional.

3.1. Como funciona o pareamento entre vários dispositivos?

Dispositivo principal: Este deve ser o telefone onde você instala o aplicativo WhatsApp Business (o número principal).
Dispositivos secundários: Pode haver até 4 na versão gratuita, incluindo WhatsApp Web, WhatsApp Desktop (aplicativo para PC/Mac), tablets e agora outro celular. Cada dispositivo vinculado opera de forma semi-independente, embora ainda dependa da conta principal.

3.2. Limitações da versão gratuita

Máximo de 4 dispositivos: Este limite pode ser muito pequeno se você tiver uma equipe de suporte grande ou se quiser que mais de quatro pessoas tenham acesso simultâneo.
Falta de funcionalidades de alocação: Não há uma maneira avançada de atribuir chats a um usuário específico ou gerenciar fluxos de trabalho, o que pode causar confusão e respostas duplicadas.
Poucas estatísticasO WhatsApp Business fornece algumas estatísticas básicas (como mensagens enviadas, entregues e lidas), mas não oferece a profundidade que um CRM ou uma plataforma multiagente pode oferecer.
Nenhuma função ou permissão: Você não pode definir quais usuários podem ver determinadas conversas e quais não podem, nem limitar o acesso a recursos específicos, o que pode comprometer a privacidade ou criar caos organizacional.

Guia passo a passo para usar o WhatsApp Business com vários usuários (versão gratuita)

Agora que você conhece as limitações e vantagens, vamos ver como aproveitar o recurso multi-dispositivo na versão gratuita do WhatsApp Business. Este processo é semelhante se você tiver o aplicativo WhatsApp padrão; No entanto, vamos nos concentrar na edição empresarial.

Etapa 1: Instale o WhatsApp Business no dispositivo principal

Baixe e instale o aplicativo WhatsApp Negócios da loja de aplicativos (App Store ou Google Play).
Registre o número de telefone que você deseja usar como seu número comercial principal.
Complete seu perfil de companhia com informações de contato, descrição, cronograma e logotipo.

Etapa 2: Ative a função multidispositivo

Abra o WhatsApp Business no dispositivo principal.
Clique no três pontos (ou ícone “Configurações” no iOS) no canto superior direito.
Selecione Dispositivos pareados.
Toque em Emparelhar um dispositivo e siga as instruções para configuração de vários dispositivos.

Etapa 3: vincular computadores ou navegadores da web (WhatsApp Web)

Da tela de Dispositivos pareados, clique em Emparelhar um dispositivo.
No seu computador, abra https://web.whatsapp.com. Você verá um código QR na tela.
Escaneie o código QR com a câmera do seu telefone seguindo as instruções.
Preparar! Sua conta do WhatsApp Business será aberta no seu navegador.

Repita esse processo em até 4 dispositivos (incluindo navegadores ou aplicativos de desktop). Usuários adicionais poderão interagir com os mesmos chats, enviando e recebendo mensagens simultaneamente.

Etapa 4: vincular um segundo telefone celular (opção recente)

No segundo celular, baixe Whatsapp (pode ser a versão normal ou Business, dependendo da disponibilidade).
Na tela de configuração inicial, escolha a opção para Emparelhar dispositivo em vez de inserir um novo número de telefone.
Escaneie o código QR que aparece com seu número de telefone principal seguindo o mesmo processo acima.

Observe que esse recurso pode variar dependendo da região ou da versão do aplicativo. Caso você não veja a opção no seu aplicativo atual, atualize para a versão mais recente do WhatsApp Business.

Etapa 5: Organização interna e comunicação com a equipe

Defina um método de comunicação interna para evitar responder duas vezes ao mesmo cliente.
Estabeleça um protocolo: por exemplo, toda vez que um agente abrir um chat, ele deve marcá-lo com um rótulo (“acompanhamento”, “resolvido” etc.) para evitar sobreposição de serviços.

Quando a opção básica de vários dispositivos não é suficiente?

Crescimento da equipe: Se sua equipe tiver mais de 4 ou até 10 pessoas, a versão gratuita ou o plano Premium podem não ser suficientes.
Necessidade de funções e permissões:Quando você precisa restringir o acesso a determinadas informações ou impedir que todos vejam todos os seus bate-papos, o WhatsApp não oferece uma solução completa.
Alocação de bate-papo e métricas avançadasSe você precisa saber quantas mensagens cada agente tratou, visualizar tempos de resposta ou atribuir gerentes automaticamente, o aplicativo padrão não é suficiente.
Integrações de CRM: Para centralizar todas as informações dos clientes, muitas empresas precisam integrar o WhatsApp a um CRM. Isso não é algo que o WhatsApp Business faz nativamente.
Fluxos de trabalho automatizados: As versões gratuita e premium dificilmente oferecem automações simples (como respostas rápidas ou mensagens de boas-vindas). Aqueles que precisam de chatbots mais complexos, mensagens agendadas ou segmentação avançada de usuários devem procurar soluções externas.

Soluções profissionais multiagentes: vantagens e exemplos

Se sua empresa está crescendo e precisa de um sistema mais robusto, existem ferramentas especializadas em WhatsApp multiagente que resolvem todas as limitações acima mencionadas. Por exemplo:

Funções e permissões: Defina quem pode ver o quê, crie perfis de supervisor, atribua acesso específico a cada agente.
Atribuição automática de bate-papo:Quando uma nova mensagem chega, o sistema a atribui ao agente disponível ou a uma equipe específica (vendas, suporte, etc.).
Métricas e relatórios avançados: Veja quantas conversas cada agente gerencia, tempo médio de resposta, nível de satisfação do cliente, entre outros KPIs.
Integração com CRMs e outros aplicativos: Sincronize dados de clientes, histórico de conversas e funis de vendas, tudo em um só lugar.
Automações inteligentesChatbots, sequências de mensagens, marcação automática e muito mais para dimensionar o atendimento ao cliente.

Aurora Inbox: Uma plataforma multiagente para WhatsApp sem limites

Para quem busca profissionalizar o atendimento e tirar o máximo proveito dele WhatsApp multiusuário, Caixa de entrada Aurora (ou outra URL apropriada) é apresentada como uma opção ideal:

Consolidação de conversas: Todos os seus bate-papos são reunidos em um único painel, independentemente de você ter um número ou vários.
Multiagente real: Permite que vários usuários trabalhem a partir de uma única conta do WhatsApp Business, com a capacidade de atribuir ou transferir conversas rapidamente.
Funções e permissões personalizáveis: Você pode restringir o acesso a determinadas funções ou informações, concedendo a cada agente um nível específico de visibilidade.
Categorias e funis de vendas: Marque cada conversa com base no seu processo de vendas e visualize o progresso do cliente em cada estágio.
Recursos avançados: Mensagens agendadas, listas de transmissão segmentadas, chatbots e automações com tecnologia de IA que economizam tempo e aumentam a produtividade.

O resultado é uma experiência de atendimento ao cliente perfeita, permitindo que você monitore o desempenho de cada agente enquanto fornece um serviço rápido e profissional aos seus clientes.

Para terminar

A função multi-dispositivo O WhatsApp Business (incluindo a opção WhatsApp Premium) representa um grande passo para quem precisa gerenciar WhatsApp com vários usuários. No entanto, os limites do dispositivo, a falta de funções e permissões e a falta de ferramentas avançadas de atribuição podem ser insuficientes à medida que seu negócio cresce.

Para superar esses obstáculos, é necessário ter uma solução multiagente profissional O Aurora Inbox permitirá que você centralize a comunicação, atribua chats a diferentes agentes e acesse estatísticas detalhadas que contribuem para a tomada de decisões estratégicas. O segredo é identificar em que ponto seu negócio deixa de exigir uma solução básica e precisa de um sistema abrangente que impulsione o crescimento e melhore a satisfação do cliente.

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