Cómo Conectar HubSpot con WhatsApp para Gestionar Leads
Si tu empresa utiliza HubSpot como CRM y WhatsApp como canal principal de comunicación con clientes, probablemente ya has experimentado la frustración de gestionar ambas plataformas por separado. Los leads llegan por WhatsApp, pero la información no se refleja automáticamente en tu CRM. Los vendedores pierden tiempo copiando datos manualmente, las conversaciones no quedan registradas, y las oportunidades se escapan entre los huecos de ambos sistemas.
La buena noticia es que existen varias formas de conectar HubSpot con WhatsApp. La mala noticia es que no todas son iguales en costo, funcionalidad ni facilidad de implementación. En este artículo te explicamos cada método disponible, comparamos sus ventajas y desventajas, y te ayudamos a elegir la mejor opción según el tamaño y presupuesto de tu empresa.
Por Qué Conectar HubSpot con WhatsApp
Antes de entrar en los métodos técnicos, es importante entender por qué esta integración es tan relevante para empresas en Latinoamérica y España.
WhatsApp es el canal preferido por los clientes
En Latinoamérica, más del 90% de los usuarios de smartphone utilizan WhatsApp diariamente. Cuando un prospecto quiere información sobre tu producto o servicio, su instinto natural es enviarte un mensaje por WhatsApp, no llenar un formulario web ni enviar un correo electrónico. Si tu equipo de ventas no está preparado para gestionar estos leads de forma organizada, estás perdiendo oportunidades de negocio.
HubSpot no fue diseñado para mensajería instantánea
HubSpot es un CRM excelente para gestionar pipelines de ventas, automatizar correos electrónicos y administrar contactos. Sin embargo, su arquitectura está centrada en el email y los formularios web como puntos de entrada de leads. Las conversaciones de WhatsApp no se integran de forma nativa en el flujo de trabajo estándar de HubSpot, lo que genera una desconexión entre la actividad real de ventas y lo que muestra el CRM.
La información fragmentada mata las ventas
Cuando las conversaciones de WhatsApp viven en el teléfono del vendedor y los datos del cliente están en HubSpot, ocurren problemas previsibles: se duplican contactos, se pierden seguimientos, los gerentes no tienen visibilidad del embudo real, y cuando un vendedor se va de la empresa, se lleva consigo todo el historial de conversaciones con los clientes.
Conectar ambas plataformas resuelve estos problemas al crear un flujo de información bidireccional donde los datos del CRM enriquecen las conversaciones de WhatsApp y las interacciones de WhatsApp alimentan el registro del CRM.
Métodos para Integrar HubSpot con WhatsApp
Existen tres caminos principales para lograr esta integración. Cada uno tiene sus propias ventajas, limitaciones y costos.
Método 1: Integración Nativa de HubSpot con WhatsApp
HubSpot lanzó su integración nativa con WhatsApp Business como parte de su plataforma de mensajería. Esta opción permite conectar un número de WhatsApp Business directamente a la bandeja de entrada de HubSpot.
Cómo funciona:
- Conectas tu cuenta de WhatsApp Business API directamente desde la configuración de HubSpot
- Los mensajes de WhatsApp aparecen en la bandeja de conversaciones de HubSpot
- Puedes enviar plantillas de mensajes aprobadas por Meta desde HubSpot
- Las conversaciones se vinculan automáticamente al registro de contacto en el CRM
Requisitos y costos:
- Requiere Marketing Hub Professional o superior, con un costo a partir de $800 USD mensuales
- Necesitas una cuenta de WhatsApp Business API verificada
- Limitado a plantillas de mensajes aprobadas para iniciar conversaciones
- El número de conversaciones incluidas depende del plan contratado
Ventajas:
- Integración directa sin herramientas de terceros
- Los datos fluyen automáticamente entre WhatsApp y el CRM
- Soporte oficial de HubSpot
Desventajas:
- El costo es prohibitivo para pequeñas y medianas empresas ($800+ USD/mes solo por el plan de HubSpot requerido)
- La funcionalidad de WhatsApp dentro de HubSpot es limitada comparada con plataformas especializadas
- No incluye chatbot avanzado ni inteligencia artificial para WhatsApp
- La experiencia de gestión de conversaciones no está optimizada para equipos que manejan alto volumen de mensajes
Método 2: Conectores de Terceros vía Zapier o Make
Plataformas de automatización como Zapier, Make (antes Integromate) o n8n permiten crear flujos de trabajo que conectan aplicaciones entre sí sin necesidad de programar.
Cómo funciona:
- Creas un "Zap" o flujo que detecta eventos en una plataforma y ejecuta acciones en la otra
- Por ejemplo: cuando llega un nuevo mensaje en WhatsApp, se crea un contacto en HubSpot automáticamente
- O viceversa: cuando un deal cambia de etapa en HubSpot, se envía un mensaje por WhatsApp al cliente
Requisitos y costos:
- Cuenta en Zapier (desde $20 USD/mes para planes con suficientes tareas)
- Una plataforma de WhatsApp Business API compatible con Zapier como trigger/action
- Cuenta de HubSpot (funciona con el plan gratuito para acciones básicas)
Ventajas:
- Mucho más económico que la integración nativa de HubSpot
- Flexible: puedes personalizar exactamente qué datos se sincronizan y cuándo
- No requiere conocimientos de programación
- Funciona con cualquier plan de HubSpot
Desventajas:
- La sincronización no es en tiempo real; puede haber retrasos de segundos o minutos
- Requiere configuración y mantenimiento del flujo
- Si el conector falla, la sincronización se interrumpe hasta que lo corrijas
- No ofrece una experiencia unificada: sigues trabajando en dos plataformas separadas
- Tiene límites de tareas mensuales según tu plan de Zapier
Método 3: CRM Nativo de WhatsApp que se Sincroniza con HubSpot
La tercera opción consiste en utilizar una plataforma diseñada específicamente para gestionar ventas por WhatsApp que, además, ofrezca integración con HubSpot para mantener sincronizados los datos del CRM.
Cómo funciona:
- Tu equipo de ventas trabaja día a día en una plataforma optimizada para conversaciones de WhatsApp
- La plataforma sincroniza automáticamente contactos, conversaciones y estados de oportunidades con HubSpot
- HubSpot se mantiene como fuente de verdad para reportes y gestión gerencial
- Las conversaciones de WhatsApp quedan registradas como actividades en el registro del contacto en HubSpot
Requisitos y costos:
- Suscripción a la plataforma de WhatsApp CRM (generalmente entre $30-150 USD/mes según el plan)
- Cuenta de HubSpot (funciona con plan gratuito o de pago)
- Conexión vía Zapier, API directa o integración nativa según la plataforma elegida
Ventajas:
- La experiencia de gestión de WhatsApp es superior porque la plataforma fue diseñada para eso
- Incluye funcionalidades avanzadas como chatbots, asignación automática de conversaciones y respuestas con IA
- El costo total es significativamente menor que la opción nativa de HubSpot
- Tu equipo no necesita aprender a usar HubSpot para gestionar conversaciones
- HubSpot sigue funcionando como CRM central para reportes y automatizaciones de marketing
Desventajas:
- Requiere gestionar dos plataformas (aunque cada una tiene un rol claro)
- La sincronización depende de la calidad de la integración entre ambas herramientas
Qué Datos Sincronizar entre HubSpot y WhatsApp
Independientemente del método que elijas, es importante definir qué información debe fluir entre ambas plataformas. Estos son los datos más relevantes:
Contactos
- Nombre, teléfono y correo electrónico del prospecto
- Fuente de origen (WhatsApp)
- Fecha de primer contacto
- Propietario asignado (vendedor responsable)
Conversaciones
- Registro de que hubo una conversación por WhatsApp (como actividad en el timeline del contacto)
- Resumen o notas clave de la conversación
- Fecha y duración de la interacción
Etapas del Deal (Oportunidad de Negocio)
- Creación automática de deals cuando un lead califica
- Actualización de la etapa del pipeline cuando avanza la negociación
- Monto estimado y fecha probable de cierre
Notas y Contexto
- Productos o servicios de interés del prospecto
- Objeciones planteadas durante la conversación
- Próximos pasos acordados
Comparativa de Costos y Beneficios
| Criterio | HubSpot Nativo | Zapier + WhatsApp API | CRM de WhatsApp + HubSpot |
|---|---|---|---|
| Costo mensual aproximado | $800+ USD | $50-100 USD | $50-150 USD |
| Experiencia de WhatsApp | Básica | Depende de la herramienta | Optimizada |
| Chatbot / IA para WhatsApp | No incluido | Depende de la herramienta | Incluido |
| Sincronización con HubSpot | Nativa y automática | Configurable | Automática vía integración |
| Bandeja compartida de WhatsApp | Limitada | No aplica | Completa y multiagente |
| Tiempo de implementación | 1-2 días | 2-5 días | 1-3 días |
| Ideal para | Empresas grandes con presupuesto alto | Empresas técnicas que quieren control total | PyMEs y equipos de ventas enfocados en WhatsApp |
Aurora Inbox: CRM de WhatsApp que se Integra con HubSpot
Aurora Inbox es una plataforma de CRM conversacional diseñada desde cero para equipos de ventas que gestionan sus leads a través de WhatsApp. A diferencia de herramientas genéricas que intentan agregar WhatsApp como un canal más, Aurora Inbox coloca las conversaciones de mensajería como el centro de la experiencia de ventas.
Cómo funciona la integración con HubSpot
Aurora Inbox se conecta con HubSpot a través de Zapier, permitiendo sincronización bidireccional de datos:
- Contactos nuevos: Cuando un nuevo prospecto escribe por WhatsApp y se registra en Aurora Inbox, se crea automáticamente un contacto en HubSpot con todos sus datos.
- Actualización de deals: Cuando una oportunidad avanza de etapa en Aurora Inbox, el deal correspondiente en HubSpot se actualiza automáticamente.
- Notas y actividades: Las interacciones clave quedan registradas como notas en el timeline del contacto en HubSpot.
- Etiquetas y segmentación: Las etiquetas asignadas en Aurora Inbox se reflejan como propiedades del contacto en HubSpot para segmentación y automatizaciones.
Ventajas de usar Aurora Inbox junto con HubSpot
- Bandeja de entrada multiagente: Todo tu equipo puede gestionar las conversaciones de WhatsApp desde una sola plataforma, con asignación automática y transferencia de conversaciones entre agentes.
- Chatbot con inteligencia artificial: Un asistente virtual puede responder preguntas frecuentes, calificar leads y agendar citas automáticamente las 24 horas, antes de transferir al vendedor humano.
- Embudo de ventas visual: Gestiona tus oportunidades en un pipeline visual dentro de Aurora Inbox, optimizado para el flujo de ventas por WhatsApp.
- HubSpot como centro de reportes: Mientras tu equipo trabaja cómodamente en Aurora Inbox, toda la información se sincroniza con HubSpot para que los gerentes y el equipo de marketing tengan visibilidad completa del embudo.
- Costo accesible: La combinación de Aurora Inbox + HubSpot (plan gratuito o Starter) cuesta una fracción de lo que requiere la integración nativa de HubSpot con WhatsApp.
Caso de uso típico
Una agencia de marketing digital utiliza HubSpot para gestionar sus campañas y pipeline general. Sus ejecutivos de ventas reciben consultas por WhatsApp de prospectos que vieron un anuncio en redes sociales. Con Aurora Inbox:
- El prospecto escribe por WhatsApp y el chatbot de IA responde inmediatamente, califica el lead y recopila información básica.
- Si el lead califica, la conversación se asigna automáticamente al ejecutivo disponible.
- El ejecutivo gestiona toda la negociación desde Aurora Inbox, con el historial completo de la conversación como contexto.
- Cada cambio de etapa y nota relevante se sincroniza automáticamente con HubSpot.
- El gerente comercial revisa el pipeline general en HubSpot sin necesidad de entrar a Aurora Inbox.
Pasos para Implementar la Integración
Si decides conectar HubSpot con WhatsApp usando un CRM conversacional como Aurora Inbox, estos son los pasos generales:
- Configura tu cuenta de Aurora Inbox con tu número de WhatsApp Business API.
- Conecta Aurora Inbox con Zapier usando las credenciales de tu cuenta.
- Crea los flujos de automatización en Zapier: nuevo contacto en Aurora Inbox crea contacto en HubSpot, cambio de etapa actualiza deal, etc.
- Define las propiedades personalizadas en HubSpot que recibirán la información de WhatsApp (fuente, etiquetas, notas de conversación).
- Capacita a tu equipo para que trabaje en Aurora Inbox para las conversaciones diarias y entienda que HubSpot se actualiza automáticamente.
- Monitorea los primeros días para asegurar que la sincronización funciona correctamente y ajusta los flujos según sea necesario.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo usar la integración nativa de HubSpot con WhatsApp en el plan gratuito?
No. La integración nativa de WhatsApp en HubSpot requiere un plan Marketing Hub Professional o superior, cuyo costo comienza en $800 USD mensuales. Si utilizas el plan gratuito o Starter de HubSpot, necesitarás una solución de terceros como un CRM de WhatsApp con conexión vía Zapier para lograr la integración.
¿Se pierden las conversaciones de WhatsApp si cancelo la integración?
Depende del método utilizado. Si usas un CRM de WhatsApp como Aurora Inbox, todas las conversaciones permanecen almacenadas en la plataforma independientemente de la conexión con HubSpot. Los datos que ya fueron sincronizados a HubSpot también permanecen ahí. Lo que se detiene es la sincronización de nuevos datos a partir del momento de la cancelación.
¿Cuántos mensajes de WhatsApp puedo enviar a través de la integración con HubSpot?
Los límites de mensajería no dependen de HubSpot sino de tu cuenta de WhatsApp Business API. Meta establece límites basados en la calidad de tu cuenta y la cantidad de conversaciones previas. Generalmente, las cuentas nuevas comienzan con un límite de 1,000 conversaciones únicas por día, que puede escalar hasta 100,000 conforme demuestras buenas prácticas de mensajería.
¿La integración funciona con WhatsApp personal o solo con WhatsApp Business API?
Todas las integraciones legítimas con CRM requieren WhatsApp Business API (también conocida como WhatsApp Cloud API). No es posible conectar una cuenta personal de WhatsApp con HubSpot ni con ningún CRM de forma oficial. Las soluciones que prometen conectar WhatsApp personal suelen violar los términos de servicio de Meta y pueden resultar en el bloqueo permanente de tu número.
¿Puedo tener múltiples vendedores respondiendo WhatsApp y que todo se refleje en HubSpot?
Sí, siempre que utilices una plataforma multiagente como Aurora Inbox. Múltiples vendedores pueden gestionar conversaciones de WhatsApp simultáneamente desde el mismo número de empresa, cada uno con su sesión individual. Todas las interacciones se registran con el vendedor responsable y se sincronizan a HubSpot con la propiedad de contacto correcta, lo que permite generar reportes de productividad individual y grupal directamente en tu CRM.
