Aurora Inbox Complete Guide: First Steps for Your Company

Decidiste profesionalizar la comunicacion de tu empresa y elegiste Aurora Inbox como tu plataforma de atencion al cliente y ventas por WhatsApp. Excelente decision. Ahora necesitas configurar todo correctamente para sacar el maximo provecho desde el primer dia.

Esta guia te llevara paso a paso desde la creacion de tu cuenta hasta el momento en que tu primer agente de inteligencia artificial esta respondiendo clientes, tu CRM esta organizado y tu equipo tiene todo listo para operar. No importa si eres un negocio con 2 personas o una empresa con 50 agentes de ventas, el proceso de configuracion es el mismo y en menos de una hora puedes tener todo funcionando.

Aurora Inbox es una plataforma de comunicacion omnicanal con inteligencia artificial que centraliza todos los mensajes de tus clientes (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, TikTok) en una sola bandeja de entrada. Incluye CRM conversacional, agentes de IA entrenados con la informacion de tu negocio, catalogo de productos, campanas masivas, integracion con Google Calendar y mucho mas.

Vamos al paso a paso.

Paso 1: Crear tu Cuenta y Elegir tu Plan

Que hacer

Visita el sitio web de Aurora Inbox y haz clic en "Comenzar gratis" o "Crear cuenta". Completa el formulario de registro con los datos de tu empresa: nombre del negocio, correo electronico corporativo, pais y numero de telefono de contacto. Recibiras un correo de confirmacion para verificar tu cuenta.

Una vez verificada tu cuenta, accederas al panel de administracion donde podras seleccionar el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Planes disponibles

Aurora Inbox ofrece planes escalonados segun el volumen de conversaciones y las funcionalidades requeridas:

• Plan Starter: Ideal para negocios pequenos que estan comenzando con la atencion profesional por WhatsApp. Incluye bandeja de entrada compartida, agente de IA basico y CRM conversacional.
• Plan Growth: Para empresas en crecimiento que necesitan multiples agentes, campanas masivas y reportes avanzados. Incluye todas las integraciones de canales y automatizaciones avanzadas.
• Plan Enterprise: Para empresas con alto volumen de mensajes que requieren personalizacion avanzada, multiples numeros de WhatsApp, SLA dedicado y soporte prioritario.

Tips

• Si no estas seguro de que plan necesitas, comienza con el plan Starter. Puedes actualizar en cualquier momento sin perder configuraciones ni datos.
• Usa un correo corporativo (no personal) para el registro, ya que sera la cuenta principal de administracion.
• Configura la autenticacion de dos factores desde el primer dia para proteger tu cuenta.

Problemas comunes

• No recibo el correo de verificacion: Revisa la carpeta de spam o correo no deseado. Si no aparece en 5 minutos, solicita el reenvio desde la pagina de login.
• Mi empresa ya tiene una cuenta: Contacta al soporte para que te agreguen como usuario adicional en lugar de crear una cuenta duplicada.

Paso 2: Conectar WhatsApp Business API

Que hacer

Este es el paso mas importante de toda la configuracion. Conectar tu numero de WhatsApp Business API permite que Aurora Inbox reciba y envie mensajes en nombre de tu empresa a traves de la API oficial de WhatsApp (Meta).

El proceso de conexion se realiza directamente desde el panel de Aurora Inbox:

1. Go to Configuracion > Canales > WhatsApp.
2. Click on "Conectar numero de WhatsApp".
3. Se abrira el flujo de verificacion de Meta (Facebook Business). Necesitaras iniciar sesion con una cuenta de Facebook que tenga permisos de administrador en tu Business Manager.
4. Selecciona o crea tu cuenta de WhatsApp Business dentro de Meta Business Manager.
5. Registra el numero de telefono que deseas conectar. Este numero no puede estar activo en la app de WhatsApp personal ni en WhatsApp Business app al momento de la conexion.
6. Verifica el numero con el codigo SMS o llamada telefonica que recibiras.
7. Una vez verificado, el numero aparecera como activo en tu panel de Aurora Inbox.

Tips

• Usa un numero de telefono dedicado exclusivamente para la atencion empresarial. No uses tu numero personal.
• Si ya tienes un numero en la app de WhatsApp Business, puedes migrarlo a la API. El proceso requiere desinstalar la app del telefono antes de realizar la conexion.
• Configura el nombre de tu empresa y la foto de perfil antes de comenzar a recibir mensajes. La primera impresion cuenta.
• Asegurate de que tu Business Manager de Meta este verificado. Si no lo esta, el proceso de verificacion puede tomar entre 2 y 7 dias habiles.

Problemas comunes

• El numero ya esta registrado en otra plataforma: Debes solicitar la desconexion con tu proveedor anterior antes de conectar en Aurora Inbox. Meta solo permite que un numero este conectado a un solo proveedor BSP a la vez.
• No aparece la opcion de verificacion: Asegurate de que tu cuenta de Facebook tiene permisos de administrador en el Business Manager asociado.
• El codigo de verificacion no llega: Verifica que el numero pueda recibir SMS o llamadas. Si es un numero fijo, selecciona la opcion de verificacion por llamada.

Paso 3: Conectar Canales Adicionales (Instagram, Facebook, TikTok)

Que hacer

Aurora Inbox no se limita a WhatsApp. Puedes centralizar los mensajes de Instagram Direct, Facebook Messenger y TikTok en la misma bandeja de entrada para que tu equipo atienda todo desde un solo lugar.

Para conectar Instagram:

1. Go to Configuracion > Canales > Instagram.
2. Haz clic en "Conectar cuenta de Instagram".
3. Autoriza la conexion con tu cuenta de Instagram Business (debe ser una cuenta de empresa, no personal).
4. Selecciona la pagina de Facebook vinculada a tu cuenta de Instagram.
5. Confirma los permisos solicitados.

Para conectar Facebook Messenger:

1. Go to Configuracion > Canales > Facebook.
2. Haz clic en "Conectar pagina de Facebook".
3. Selecciona la pagina de tu empresa de la lista.
4. Autoriza los permisos de mensajeria.

Para conectar TikTok:

1. Go to Configuracion > Canales > TikTok.
2. Inicia sesion con tu cuenta de TikTok Business.
3. Autoriza la integracion para recibir mensajes de leads generados desde TikTok Ads.

Tips

• Conectar todos tus canales desde el inicio te permite tener una vision completa de las conversaciones de cada cliente, sin importar por donde te contacte.
• Instagram requiere una cuenta de tipo Business vinculada a una pagina de Facebook. Si tienes una cuenta personal, convertirla a Business es gratuito y toma 2 minutos.
• Los mensajes de TikTok funcionan principalmente con leads generados desde formularios de anuncios (Lead Generation Ads).

Problemas comunes

• No aparece mi pagina de Facebook: Verifica que tienes rol de administrador en la pagina. Los roles de editor o moderador no tienen permisos suficientes.
• Instagram no se conecta: Asegurate de que la cuenta de Instagram esta correctamente vinculada a una pagina de Facebook en la configuracion de Meta Business Suite.

Paso 4: Configurar Miembros del Equipo y Roles

Que hacer

Agrega a todos los miembros de tu equipo que atenderan conversaciones. Aurora Inbox permite asignar roles con diferentes niveles de acceso para mantener el control sobre quien ve y hace que dentro de la plataforma.

1. Go to Configuracion > Equipo > Miembros.
2. Haz clic en "Invitar miembro".
3. Ingresa el correo electronico del colaborador.
4. Asigna un rol: Administrador, Supervisor o Agente.
5. El colaborador recibira un correo con las instrucciones para crear su contrasena y acceder.

Roles disponibles:

• Administrador: Acceso total. Puede configurar canales, crear agentes de IA, gestionar equipo y ver todos los reportes.
• Supervisor: Puede ver todas las conversaciones, reasignar chats, ver reportes del equipo y monitorear en tiempo real.
• Agent: Solo ve las conversaciones asignadas a el. Puede responder mensajes, usar el CRM y consultar el catalogo.

Tips

• Crea equipos por funcion (Ventas, Soporte, Cobranza) para organizar la asignacion automatica de conversaciones.
• Configura horarios de disponibilidad para cada agente. Las conversaciones que lleguen fuera de horario pueden ser atendidas por el agente de IA automaticamente.
• Establece limites de conversaciones simultaneas por agente para evitar sobrecarga.

Problemas comunes

• El miembro no recibe la invitacion: Verifica que el correo sea correcto y revisa la carpeta de spam. Puedes reenviar la invitacion desde el panel.
• Necesito cambiar el rol de un miembro: Ve al perfil del miembro en la seccion de equipo y edita su rol directamente.

Paso 5: Crear tu Primer Agente de IA

Que hacer

Este es el paso que transforma tu operacion. El agente de IA de Aurora Inbox responde a tus clientes de forma natural, usando la informacion real de tu empresa: productos, servicios, precios, horarios, politicas y cualquier dato que le proporciones.

1. Go to Agentes de IA > Crear nuevo agente.
2. Asigna un nombre al agente (por ejemplo: "Asistente de Ventas" o "Soporte Aurora").
3. Define la personalidad: tono de comunicacion (formal, amigable, profesional), idioma principal y reglas de comportamiento.
4. Sube los documentos de entrenamiento: PDFs, archivos Word, hojas de calculo o URLs de tu sitio web. El agente procesara toda esta informacion y la usara para responder preguntas.
5. Configura las instrucciones especificas: que puede hacer el agente (cotizar, agendar, transferir a humano) y que no debe hacer.
6. Define cuando debe transferir a un agente humano: consultas complejas, quejas, negociaciones de precio, etc.
7. Activa el agente y asignalo a los canales donde deseas que opere.

Tips

• Cuanta mas informacion le proporciones al agente, mejores seran sus respuestas. Sube tu lista de precios, preguntas frecuentes, politicas de devolucion, horarios y cualquier documento relevante.
• Configura respuestas especificas para las 10 preguntas mas frecuentes que recibes. Esto mejora drasticamente la precision.
• Empieza con un agente en modo "asistente" (sugiere respuestas pero un humano las aprueba) antes de pasarlo a modo completamente autonomo. Esto te permite afinar su comportamiento.
• Define claramente en las instrucciones cuando el agente NO debe responder y debe transferir a un humano. Ejemplos: reclamos legales, situaciones de emergencia, negociaciones de contratos grandes.

Problemas comunes

• El agente da respuestas incorrectas: Revisa los documentos subidos. Probablemente la informacion esta desactualizada o incompleta. Actualiza los documentos y el agente se re-entrena automaticamente.
• El agente no responde a ciertas preguntas: Agrega la informacion correspondiente en sus documentos de entrenamiento. Si no tiene datos sobre un tema, preferira indicar que no puede ayudar.
• El agente responde en otro idioma: Verifica la configuracion de idioma principal en las instrucciones del agente.

Paso 6: Configurar las Etapas del CRM

Que hacer

El CRM conversacional de Aurora Inbox te permite dar seguimiento a cada cliente desde el primer mensaje hasta el cierre de la venta. Las etapas del pipeline (embudo) se configuran segun tu proceso comercial.

1. Go to CRM > Configuracion del Pipeline.
2. Crea las etapas de tu embudo de ventas. Un ejemplo comun:
   • Nuevo lead: Primer contacto, no calificado.
   • Contact: Se respondio el primer mensaje.
   • Calificado: El lead tiene interes real y presupuesto.
   • Proposal sent: Se envio cotizacion o propuesta formal.
   • Negotiation: El cliente esta evaluando la oferta.
   • Ganado: Venta cerrada exitosamente.
   • Lost: El cliente decidio no comprar.
3. Configura campos personalizados para capturar informacion relevante (presupuesto, origen del lead, producto de interes).
4. Define reglas de automatizacion: mover leads automaticamente de etapa segun acciones (por ejemplo, al enviar una cotizacion, mover a "Propuesta enviada").

Tips

• No crees demasiadas etapas al inicio. Entre 5 y 7 etapas es ideal para la mayoria de negocios.
• Configura notificaciones para cuando un lead lleve mas de 48 horas sin actividad en una etapa. Esto evita que se enfrien oportunidades.
• Usa etiquetas de color para diferenciar rapidamente el estado de cada oportunidad en la vista general.
• El agente de IA puede mover leads entre etapas automaticamente basandose en la conversacion. Por ejemplo, si el cliente confirma interes, el agente puede moverlo de "Nuevo" a "Calificado".

Problemas comunes

• No se como organizar mis etapas: Piensa en tu proceso de venta actual. Cada momento clave donde el cliente pasa de una decision a otra es una etapa.
• Tengo muchos leads sin clasificar: Configura reglas automaticas para que los leads nuevos se clasifiquen basandose en el canal de origen o las primeras interacciones.

Paso 7: Configurar el Catalogo de Productos

Que hacer

Si vendes productos o servicios con precios definidos, el catalogo de Aurora Inbox permite que tus agentes (humanos e IA) envien fichas de productos directamente en la conversacion con imagenes, descripciones y precios.

1. Go to Catalogo > Productos.
2. Haz clic en "Agregar producto".
3. Completa la informacion: nombre, descripcion, precio, imagen, categoria y disponibilidad.
4. Organiza los productos en categorias para facilitar la busqueda.
5. Activa el catalogo para que el agente de IA pueda recomendar productos durante las conversaciones.

Tips

• Sube imagenes de alta calidad (minimo 800×800 pixeles) para que los productos se vean profesionales en el chat.
• Incluye variantes de producto (tallas, colores, presentaciones) como productos separados para facilitar la seleccion.
• Mantener los precios actualizados es fundamental. Un cliente que recibe un precio incorrecto es un cliente insatisfecho.
• El agente de IA puede recomendar productos basandose en la conversacion. Si un cliente pregunta por "algo para piel seca", el agente puede sugerir los productos relevantes de tu catalogo automaticamente.

Problemas comunes

• Las imagenes no se ven bien: Verifica que las imagenes tengan formato JPG o PNG y un peso menor a 5MB.
• El agente de IA no recomienda productos: Asegurate de que el catalogo este activado en la configuracion del agente y que los productos tengan descripciones claras.

Paso 8: Crear Plantillas para Campanas Masivas

Que hacer

Las campanas masivas (broadcasts) te permiten enviar mensajes a multiples contactos a la vez. Para usar esta funcion con WhatsApp Business API, necesitas plantillas de mensaje aprobadas por Meta.

1. Go to Campanas > Plantillas.
2. Haz clic en "Crear plantilla".
3. Selecciona la categoria: Marketing, Utilidad o Autenticacion.
4. Redacta el contenido del mensaje. Puedes incluir variables personalizadas como {{nombre}}, {{empresa}} o {{producto}}.
5. Agrega botones de respuesta rapida o botones de enlace si lo deseas.
6. Envia la plantilla a revision. Meta la aprobara en un plazo de 24 a 48 horas.
7. Una vez aprobada, podras usarla para crear campanas masivas segmentadas.

Tips

• Las plantillas de Marketing requieren que el contacto haya dado consentimiento previo (opt-in). Nunca envies mensajes masivos a contactos que no te han dado permiso.
• Usa variables de personalizacion para que cada mensaje se sienta unico. "Hola {{nombre}}, tenemos una oferta especial para ti" tiene mejor tasa de respuesta que un mensaje generico.
• Crea plantillas para diferentes momentos del ciclo de vida: bienvenida, seguimiento, promociones, recordatorios de cita y reactivacion de clientes inactivos.
• Evita textos que suenen spam. Meta rechaza plantillas con lenguaje agresivo de ventas, mayusculas excesivas o promesas exageradas.

Problemas comunes

• Mi plantilla fue rechazada: Revisa que no contenga lenguaje prohibido, que la categoria sea correcta y que incluya una opcion de opt-out. Modifica el texto y reenvia.
• Los mensajes no se entregan: Verifica que los numeros de destino esten en formato internacional correcto y que los contactos no hayan bloqueado tu numero.

Paso 9: Integrar Google Calendar

Que hacer

Si tu negocio trabaja con citas (consultas, reuniones, demostraciones), conectar Google Calendar permite que el agente de IA agende citas automaticamente consultando la disponibilidad real de tu calendario.

1. Go to Integraciones > Google Calendar.
2. Haz clic en "Conectar cuenta de Google".
3. Inicia sesion con la cuenta de Google que contiene el calendario de tu negocio.
4. Autoriza los permisos de lectura y escritura sobre tu calendario.
5. Selecciona el calendario especifico donde se registraran las citas.
6. Configura las reglas de disponibilidad: horarios de atencion, duracion de las citas, tiempo de descanso entre citas y dias no laborables.
7. Activa la funcion de agendamiento en tu agente de IA.

Tips

• Crea un calendario dedicado para citas de clientes, separado de tu calendario personal. Esto evita conflictos y facilita la gestion.
• Configura recordatorios automaticos por WhatsApp antes de cada cita (por ejemplo, 24 horas y 1 hora antes). Esto reduce significativamente las inasistencias.
• Define un tiempo de buffer entre citas (15-30 minutos) para evitar empalmes y darte tiempo de preparacion.
• Si tienes multiples profesionales (doctores, asesores, estilistas), puedes conectar un calendario por cada uno y el agente ofrecera disponibilidad basandose en el servicio solicitado.

Problemas comunes

• El agente ofrece horarios ocupados: Verifica que el calendario conectado sea el correcto y que todos los eventos esten registrados ahi. Si usas multiples calendarios, asegurate de conectar todos los relevantes.
• Las citas no aparecen en mi calendario: Revisa los permisos otorgados. Google Calendar necesita permisos de escritura (no solo lectura) para crear eventos.

Paso 10: Salir en Vivo y Monitorear

Que hacer

Ya tienes todo configurado. Antes de comenzar a recibir mensajes reales, realiza estas verificaciones finales:

1. Prueba de envio y recepcion: Envia un mensaje de prueba desde un numero personal a tu numero de WhatsApp Business conectado. Verifica que el mensaje llegue a la bandeja de Aurora Inbox.
2. Prueba del agente de IA: Haz preguntas comunes como las haria un cliente real. Verifica que las respuestas sean precisas y naturales.
3. Prueba de agendamiento: Solicita una cita a traves del chat y verifica que aparezca en Google Calendar.
4. Prueba de catalogo: Pide informacion sobre un producto y verifica que el agente envie la ficha correcta.
5. Prueba de asignacion: Verifica que las conversaciones se asignen correctamente al equipo segun las reglas configuradas.
6. Activa los canales publicamente: Coloca tu numero de WhatsApp en tu sitio web, redes sociales, tarjetas de presentacion y firma de correo electronico.

Monitoreo en tiempo real

Una vez en produccion, utiliza el panel de reportes de Aurora Inbox para monitorear:

• Tiempo promedio de primera respuesta: Cuanto tarda tu equipo (o el agente de IA) en responder el primer mensaje.
• Tasa de resolucion del agente de IA: Que porcentaje de conversaciones resuelve la IA sin intervencion humana.
• Conversiones del CRM: Cuantos leads avanzan por las etapas del embudo hasta el cierre.
• Volumen por canal: Cuantos mensajes recibes por WhatsApp, Instagram, Facebook y TikTok.
• Satisfaccion del cliente: Encuestas automaticas al finalizar la conversacion.

Tips

• Revisa los reportes diariamente durante la primera semana. Esto te permitira identificar rapidamente problemas con el agente de IA o con la asignacion de conversaciones.
• Configura alertas para metricas criticas: si el tiempo de respuesta supera los 5 minutos o si el agente de IA tiene una tasa de error alta.
• Pide feedback a tu equipo despues de los primeros 3 dias. Ellos identificaran flujos que pueden mejorarse.

Resumen de Funcionalidades de Aurora Inbox

Functionality	Description
Bandeja de entrada omnicanal	WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok en un solo lugar
AI Agents	Respuestas automaticas entrenadas con tu informacion
Conversational CRM	Sales pipeline with customizable stages
Product Catalog	Fichas con imagen, precio y descripcion enviables en chat
Massive bells	Mensajes personalizados a multiples contactos
Google Calendar	Agendamiento automatico con disponibilidad en tiempo real
Reporting and analytics	Metricas de rendimiento del equipo y del agente de IA
Multiagent	Multiples usuarios atendiendo desde la misma cuenta
Asignacion automatica	Reglas para distribuir conversaciones al equipo
Hours of operation	Configuracion de disponibilidad por agente y por canal

Frequent questions

Cuanto tiempo toma configurar Aurora Inbox completamente?

La configuracion basica (crear cuenta, conectar WhatsApp y agregar equipo) se completa en menos de 30 minutos. La configuracion completa incluyendo agente de IA, catalogo, CRM y Google Calendar puede tomar entre 1 y 3 horas dependiendo de la cantidad de informacion que necesites subir. No requieres conocimientos tecnicos avanzados; toda la configuracion se realiza desde el panel web con asistentes guiados.

Necesito un numero de telefono nuevo para conectar WhatsApp Business API?

No necesariamente. Puedes migrar tu numero actual de WhatsApp Business App a la API. Sin embargo, al hacerlo, la app de WhatsApp Business dejara de funcionar con ese numero (todos los mensajes llegaran exclusivamente a Aurora Inbox). Si prefieres mantener tu WhatsApp personal separado, te recomendamos adquirir un numero nuevo dedicado para la atencion empresarial. Puede ser un numero fijo o movil.

El agente de IA puede responder en multiples idiomas?

Si. El agente de IA de Aurora Inbox puede detectar el idioma del cliente automaticamente y responder en el mismo idioma. Esto es especialmente util para empresas que atienden clientes internacionales o en regiones bilingues. Puedes configurar el idioma principal y los idiomas secundarios permitidos en las instrucciones del agente.

Que pasa si el agente de IA no sabe responder una pregunta?

Cuando el agente de IA no tiene informacion suficiente para responder con precision, esta configurado para transferir la conversacion a un agente humano automaticamente. Puedes personalizar el mensaje de transferencia y definir las reglas de escalamiento. El agente nunca inventara informacion; si no tiene datos, lo comunicara al cliente y ofrecera la opcion de hablar con un representante.

Puedo usar Aurora Inbox en mi telefono movil?

Si. Aurora Inbox cuenta con aplicacion movil para iOS y Android que permite a los agentes responder conversaciones, ver el CRM y recibir notificaciones en tiempo real desde cualquier lugar. La experiencia es identica a la version web, con todas las funcionalidades disponibles. Esto es ideal para equipos de ventas en campo que necesitan responder rapidamente sin estar frente a una computadora.