Sincronizar Google Calendar con tu motor de citas evita el problema más caro de los negocios de servicios: doble booking. Cuando un prestador apunta una cita personal en su Google y el agente de WhatsApp ofrece ese mismo slot a un cliente, alguien queda mal. Esta guía cubre cómo conectar Google Calendar a Aurora Inbox por cada prestador, elegir la dirección de sincronización correcta y resolver los problemas más comunes — en menos de 15 minutos por prestador.
Por qué sincronizar Google Calendar con tu motor de citas
Cuatro razones, en orden de impacto:
- Evitar doble booking. Sin sincronización, los eventos personales del prestador (almuerzo, junta, médico, school run) son invisibles para el motor de citas. El agente ofrece esos slots y el prestador queda doble-bookeado.
- El prestador ve toda su agenda en un solo lugar. Cada cita creada en WhatsApp aparece en Google Calendar con todos los detalles. El prestador no necesita abrir Aurora Inbox para revisar el día — su Google ya tiene la verdad completa.
- Los eventos personales bloquean slots automáticamente. Si el prestador agenda una junta de 15:00 a 16:00 en Google, esos 60 minutos desaparecen del motor de Aurora. El agente no los ofrece. Cero coordinación manual.
- Una sola fuente de verdad. El equipo opera con la agenda que ya conoce. No hay que entrenar a los prestadores en una herramienta nueva — siguen viviendo en Google Calendar y Aurora se adapta.
Sin esta sincronización, el agente conversacional pierde mucha de su utilidad. La inversión en motor de citas y plantillas de recordatorio se diluye porque la disponibilidad ofrecida no refleja la realidad del calendario humano.
Antes de empezar
Verifica tres prerrequisitos:
- Cuenta de Google del prestador. Cada prestador debe tener su propia cuenta de Google (Workspace o gratuita). La sincronización es por prestador, no por workspace — si tienes 10 prestadores, vas a conectar 10 cuentas distintas. Esto es deliberado: cada prestador autoriza el acceso a su propio calendario.
- Aurora Inbox activo. Necesitas tu workspace de Aurora con WhatsApp Business conectado y al menos un agente configurado.
- Motor de citas configurado. Servicios, ubicaciones y prestadores ya creados. Si todavía no llegas a este punto, sigue primero la guía de cómo configurar un sistema de citas en WhatsApp con Aurora y, si necesitas profundizar en cómo se modelan servicios, ubicaciones y prestadores, revisa configurar servicios, ubicaciones y prestadores.
Una nota importante: no uses la cuenta de Google del workspace o del dueño del negocio para todos los prestadores. La sincronización está diseñada al nivel del prestador para que cada quien controle sus propios eventos personales. Un calendario compartido entre todos invalida el modelo.
Paso 1: Acceder a la integración
Desde tu workspace de Aurora Inbox:
- Ve a Configuración → Citas → Integraciones.
- Selecciona Google Calendar en la lista de integraciones disponibles.
- Verás la lista de prestadores con su estado de conexión: Conectado, No conectado o Token expirado.
La pantalla de integraciones es el centro de control. Desde aquí conectas, desconectas y revisas el estado de cada prestador. Si después de conectar un prestador algo deja de funcionar, este es el primer lugar a revisar.
Paso 2: Conectar el primer prestador
Toma uno de tus prestadores y pasa por el flujo OAuth completo:
- Click en Conectar Google junto al nombre del prestador.
- Aurora abre una ventana de OAuth de Google. Importante: el prestador debe estar presente para autorizar — el proceso requiere su contraseña y, si tiene 2FA, su segundo factor.
- Google muestra la pantalla de consentimiento con los permisos solicitados:
- Ver eventos del calendario primario.
- Crear, editar y borrar eventos del calendario primario.
- Acceso offline para refrescar el token sin volver a pedir contraseña.
- El prestador acepta. Google redirige a Aurora con un código.
- Aurora intercambia el código por un access token y un refresh token, y los guarda cifrados al nivel del prestador.
El estado pasa a Conectado y aparece la fecha de la primera sincronización.
Si Google bloquea la pantalla de OAuth
Algunas cuentas de Google Workspace tienen políticas restrictivas que bloquean apps externas no verificadas. Si ves un mensaje como "Esta app no está verificada" o "El administrador bloqueó esta app", tienes dos rutas:
- Cuenta personal o Workspace sin restricción: el prestador puede dar click en Avanzado → Ir a Aurora Inbox (no seguro) para continuar. Aurora Inbox ya está en proceso de verificación con Google, pero esa verificación toma semanas.
- Workspace corporativo bloqueado: el administrador del Workspace debe whitelistear Aurora Inbox en la consola de admin (Apps → API permissions). Si no es posible, esa cuenta tendrá que usar Aurora-only-to-Google (paso 3) en vez de bidireccional.
Si trabajas con verticales sensibles (salud, financiero, legal), revisa la política de tu Workspace antes de pedir el OAuth. Es la fuente más común de fricción al rolar la integración.
Paso 3: Elegir dirección de sincronización
Una vez conectado el prestador, configura cómo fluye la información:
| Dirección | Eventos de Google bloquean slots en Aurora | Citas de Aurora aparecen en Google | Recomendado para |
|---|---|---|---|
| Bidireccional | Sí | Sí | 90% de casos. Default recomendado. |
| Solo Aurora → Google | No | Sí | Workspaces corporativos bloqueados, prestadores que no quieren que sus eventos personales afecten disponibilidad. |
La sincronización bidireccional es la opción correcta casi siempre. El motor consulta Google Calendar al calcular slots disponibles y resta cualquier evento que ocupe ese tiempo. Cuando se crea una cita en Aurora, automáticamente se publica en Google con todos los detalles.
La opción Aurora → Google es útil cuando el prestador no quiere mezclar su agenda personal con su agenda de trabajo de Aurora. Las citas siguen apareciendo en su Google (para que pueda verlas), pero los eventos personales que apunte ahí no afectan disponibilidad. La regla operativa cambia: el prestador debe registrar bloqueos personales directamente en Aurora si quiere que el agente no los ofrezca.
Configura la dirección en Configuración → Citas → Integraciones → Google Calendar → Editar junto al prestador. Cambiar la dirección después es seguro — Aurora no rehace eventos pasados, solo cambia el comportamiento futuro.
Paso 4: Sincronizar prestadores adicionales
Repite el flujo del paso 2 por cada prestador. No hay batch upload de cuentas — cada quien autoriza con su propio Google.
Recomendaciones operativas para rolar a varios prestadores:
- Hazlo en una sola sesión grupal, especialmente si los prestadores no son técnicos. 5-10 minutos por persona si están presentes.
- Empieza con uno o dos prestadores piloto la primera semana. Confirma que las citas se crean en Google y que los eventos personales bloquean slots correctamente antes de extender al resto del equipo.
- Documenta qué cuenta de Google usó cada prestador. Si más adelante alguien deja la empresa o cambia de cuenta, tener este registro ahorra trabajo.
- Para prestadores con asistente personal que maneja su agenda, asegúrate de que el asistente conozca el flujo. La asistente sigue editando Google directamente — Aurora respeta esos cambios.
Cómo se ven las citas en Google Calendar
Cuando Aurora crea una cita y la publica en Google, el evento luce así:
- Título: nombre del servicio + nombre del cliente. Ejemplo: "Limpieza dental — Ana Pérez".
- Hora: ajustada a la zona horaria de la ubicación de la cita.
- Duración: la del servicio + buffers configurados.
- Descripción: incluye servicio, ubicación, prestador, link al chat de WhatsApp del cliente, número del cliente y notas internas si las hay.
- Asistentes: si el cliente proporcionó email, se le envía invitación. Si no, el evento queda sin asistentes externos.
- Ubicación del evento: dirección de la sucursal de Aurora.
- Recordatorios nativos de Google: heredan la configuración default del calendario del prestador.
El link al chat de WhatsApp en la descripción es particularmente útil: el prestador, antes de la cita, puede dar tap en el link y abrir directamente la conversación con el cliente para revisar contexto, pedir info extra o reagendar si surge imprevisto.
Casos especiales
Eventos all-day en Google
Un evento "Todo el día" (vacaciones, feriado, fuera de oficina) bloquea todos los slots del día en Aurora. Es el comportamiento esperado: el prestador no está disponible. Si quieres que un all-day no bloquee disponibilidad (por ejemplo, un recordatorio de cumpleaños), márcalo como Disponible en Google (no como Ocupado) y Aurora lo ignora.
Eventos recurrentes
Aurora respeta los eventos recurrentes de Google. Una junta semanal de los lunes 10-11 bloquea el slot lunes 10:00 todas las semanas. Si la junta cambia un día específico, Aurora detecta el cambio y libera el slot original.
Eventos compartidos entre prestadores
Si dos prestadores comparten un calendario y ambos están conectados a Aurora, un evento compartido bloquea slots para ambos. Para casos como una sala de tratamiento usada por varios profesionales, considera modelar la sala como un recurso adicional en lugar de duplicar bloqueos vía Google.
El prestador modifica una cita directamente en Google
Si el prestador mueve una cita en Google (drag-and-drop a otra hora), Aurora detecta el cambio y actualiza la cita en su lado: el cliente recibe un mensaje de WhatsApp avisando del nuevo horario y los recordatorios se reprograman. Si el prestador borra el evento, Aurora marca la cita como cancelada y dispara la plantilla de cancelación al cliente. Recomienda al equipo cancelar/reagendar desde la vista de cita en Aurora cuando sea posible — el flujo es más limpio — pero mover cosas en Google funciona como red de seguridad.
Múltiples calendarios en una cuenta de Google
Aurora se sincroniza solo con el calendario primario de la cuenta del prestador. Si el prestador usa varios calendarios (uno personal, uno de trabajo, uno de proyecto X), solo el primario afecta disponibilidad. Recomendación: que el prestador apunte sus bloqueos relevantes en el primario, o cambie cuál calendario es primario en Google.
Solución de problemas
El OAuth expiró
Síntoma: el estado del prestador pasa a Token expirado y los eventos dejan de sincronizar.
Causa típica: el prestador cambió su contraseña, revocó permisos manualmente, o Google invalidó el refresh token tras un periodo largo de inactividad. Aurora intenta refrescar tokens automáticamente, pero hay casos donde Google requiere reautorización completa.
Solución: el prestador entra a Configuración → Citas → Integraciones → Google Calendar, click en Reconectar, pasa otra vez por el flujo OAuth.
Los eventos de Google no aparecen en Aurora
Síntoma: el agente ofrece slots que están ocupados según Google.
Diagnóstico paso a paso:
- Verifica que la dirección de sincronización sea Bidireccional (no Aurora→Google).
- Confirma que el evento esté en el calendario primario de la cuenta del prestador, no en un calendario secundario.
- Revisa si el evento está marcado como Disponible en Google (en ese caso Aurora lo ignora a propósito).
- Si todo lo anterior está correcto, fuerza un resync: Configuración → Citas → Integraciones → Google Calendar → Sincronizar ahora junto al prestador.
Las citas de Aurora no aparecen en Google
Síntoma: creas una cita en Aurora pero no la ves en Google.
Diagnóstico:
- Confirma que el prestador esté Conectado (no expirado).
- Verifica que la dirección permita Aurora→Google (en bidireccional siempre permite).
- Revisa que estés viendo el calendario correcto en Google — a veces el primario no es el que está visualmente activado.
- Si nada de lo anterior aplica, abre la cita en Aurora, click en Sincronizar con Google para forzar el push.
Conflictos de zona horaria
Síntoma: la cita aparece en Google a una hora distinta de la que se confirmó al cliente.
Causa: la zona horaria de la ubicación en Aurora no coincide con la zona horaria default del calendario del prestador.
Solución: en Aurora, Configuración → Citas → Ubicaciones, verifica que cada ubicación tenga la zona horaria correcta. La zona horaria de Aurora gana — Google muestra el evento en su zona configurada pero el horario absoluto es el correcto.
El prestador desconecta su Google
Cuando un prestador desconecta su Google (sea desde Aurora o revocando permisos en Google):
- Las citas existentes permanecen en Aurora y siguen ejecutándose normalmente.
- Los eventos en Google asociados a esas citas no se borran, pero dejan de sincronizar cambios.
- Las citas nuevas se siguen creando en Aurora, pero ya no se publican en Google.
- El motor deja de respetar eventos personales del prestador en Google — vuelve a operar solo con la disponibilidad configurada en Aurora.
Si la desconexión es permanente (el prestador deja la empresa), reasigna las citas futuras a otro prestador antes de eliminar al primero.
Cómo lo hace Aurora Inbox
La diferencia con sistemas externos como Calendly + Zapier o un workflow de n8n es que la sincronización con Google Calendar está embebida en el motor de citas de Aurora. No es una integración de terceros que pasa eventos por webhooks frágiles — el motor consulta Google Calendar en tiempo real al calcular slots disponibles y publica los cambios bidireccionalmente. El refresh de tokens, la detección de cambios remotos y la resolución de conflictos están manejados nativamente. Para servicios programables que viven en WhatsApp, el plan Aurora IA $179 USD/mes ($3,200 MXN) incluye motor de citas, agente conversacional con plugin de bookings y sincronización Google Calendar para todos los prestadores que necesites.
Empieza tu prueba gratuita y conecta el primer prestador en menos de 15 minutos. Si todavía estás evaluando si el agendamiento conversacional es para ti, lee primero qué es el agendamiento conversacional o la comparativa Aurora bookings vs Calendly + WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Aurora soporta Outlook o iCal en lugar de Google Calendar?
Hoy la integración nativa es solo con Google Calendar. Outlook está en roadmap. Mientras tanto, prestadores que usan Outlook pueden mantener su agenda manualmente en Aurora o usar el flujo Aurora→Google con una cuenta secundaria de Google que sincronice con su Outlook vía herramientas como Microsoft Power Automate. Para detalles sobre integraciones disponibles consulta la documentación oficial de Google Calendar API.
Tengo varios calendarios en mi cuenta de Google. ¿Aurora los lee todos?
No. Aurora solo lee y escribe en el calendario primario. Si quieres que un calendario secundario (proyecto, cliente, recurso) afecte disponibilidad, cámbialo a primario en Google o duplica los eventos relevantes al primario.
¿El cliente final ve los detalles del evento en Google?
Solo si el cliente proporcionó email durante el flujo de booking. En ese caso recibe invitación de Google con título, hora, ubicación y los datos del prestador asignado. Sin email, el cliente no ve nada en Google — toda la comunicación queda en WhatsApp.
¿Las citas históricas se sincronizan al conectar?
No. La sincronización es prospectiva: empieza desde el momento de la conexión hacia adelante. Citas creadas antes de conectar no se publican retroactivamente en Google. Si necesitas migrar agenda histórica, exporta de Aurora e importa a Google manualmente.
¿Qué pasa si revoco permisos de Aurora desde la página de seguridad de Google?
Aurora detecta la revocación en la siguiente sincronización (típicamente en minutos) y marca al prestador como Token expirado. Las citas existentes permanecen, pero no se sincronizan más cambios hasta que el prestador reautorice. Es una vía válida si un prestador deja la empresa y quieres asegurar que su Google ya no se conecte.
¿Es seguro? ¿Qué hace Aurora con los tokens?
Los tokens OAuth se guardan cifrados en la base de datos del tenant, refreshean automáticamente y nunca se exponen al frontend ni a otros tenants. Aurora solo solicita los scopes mínimos necesarios (lectura/escritura del calendario primario) y no accede a Gmail, Drive ni a la cuenta de Google fuera de Calendar. Cuando un prestador se elimina del workspace, sus tokens se borran del storage. Si tu negocio opera bajo regulaciones específicas (HIPAA, GDPR), revisa los términos del DPA con tu account manager antes del rollout.
