Cómo configurar servicios, ubicaciones y prestadores para reservas en Aurora (2026)

Antes de tirar líneas en la configuración, decide el modelo. Lo que parece detalle —separar servicios de prestadores, no apilar todo en una sola entidad, nombrar cada cosa para que el agente IA la entienda— determina si tu sistema de reservas opera al 100% o si en el mes 2 te explotan los doble bookings, los recordatorios mal dirigidos y los huecos de agenda. Esta guía es para el operador que está armando el data model por primera vez.

El modelo: Servicio + Ubicación + Prestador

Aurora separa tres entidades que la mayoría de competidores fusionan. Esa separación es la que te permite escalar.

┌──────────┐        N:N        ┌──────────────┐        N:N        ┌──────────┐
│ Servicio │ ────────────────  │  Prestador   │ ────────────────  │ Ubicación │
└──────────┘                   └──────────────┘                   └──────────┘
   duración                       horario                            zona
   buffer                         servicios                           horaria
   descripción                    ubicaciones                         dirección
                                  email                               horario base

Entidad	Qué representa	Example
Service	El tipo de cita con duración fija	"Limpieza dental — 60 min"
Location	Dónde ocurre la cita	"Sucursal Roma Norte"
Prestador	Quién (o qué recurso) ocupa el tiempo	"Dra. López" o "Sala 2"

La regla clave: un servicio se ofrece a través de uno o más prestadores. Una ubicación se sirve a través de los prestadores que trabajan ahí. Nunca asignes un servicio directamente a una ubicación sin pasar por prestador — el motor de citas no sabría a quién bloquear.

Si vienes de agendamiento conversacional puro o de un Calendly tradicional, este modelo es el salto.

Decisiones clave antes de configurar

Resuelve estas cuatro preguntas en papel antes de tocar la configuración. Cambiar el modelo después es caro.

1. ¿Una sucursal o varias?
Una ubicación basta si todo ocurre bajo el mismo techo. Más de una si hay direcciones distintas, aunque sea la misma marca. Cada ubicación tiene su propia zona horaria.

2. ¿Cuántos servicios distintos vendes?
Lo sano son entre 3 y 10. Si tienes 20 servicios, probablemente algunos son la misma cita con duración o precio distinto — agrúpalos. Más de 15 servicios confunde al cliente y al agente IA.

3. ¿Tus prestadores son personas o recursos?
Un dentista es persona. Una sala de tratamiento es recurso. Un mecánico es persona. Una mesa de restaurante es recurso. Aurora trata a ambos igual: lo que ocupa tiempo, ocupa un slot. Llámalo prestador y ya.

4. ¿Todos los prestadores atienden todos los servicios?
Si la respuesta es "sí" y tienes pocos servicios, la configuración es trivial. Si es "no" — un dentista hace ortodoncia pero no limpiezas, un estilista corta pero no tiñe — necesitas la relación N:N entre servicio y prestador, que Aurora soporta nativamente.

Cómo nombrar bien tus servicios

El nombre del servicio es lo que el agente IA usa para reconocer la intención del cliente. Los nombres opacos rompen el matching.

Reglas:

• Usa lenguaje natural, no códigos internos. "Limpieza dental — 60 min" mejor que "LD60" o "SVC-001".
• Incluye duración cuando ayuda al cliente ("Corte y peinado — 45 min"). El agente IA aprende a reconocerlo y a ofrecerlo cuando alguien pregunta por tiempo.
• Sé consistente entre verticales. Si tienes "Consulta general" en una sucursal, no la llames "Cita médica" en otra.
• Evita abreviaturas regionales ("RX dental" → mejor "Radiografía dental"). El cliente puede no conocerla.
• Pon el nombre que diría el cliente, no el técnico. El cliente dice "blanqueamiento", no "tratamiento de aclaramiento de esmalte".

Tabla rápida de buenos vs malos nombres:

Mal	Bien
LD60	Limpieza dental — 60 min
Servicio Premium	Color y peinado — 90 min
Tipo A	Afinación general
Cita 1	Consulta médica general
Reserva mesa estándar	Mesa para 2 a 4 personas

Configurar servicios paso a paso

Esta sección extiende el paso 1 de la guía base de configuración. Aquí los campos avanzados.

1. Go to Configuración → Citas → Servicios y crea uno por uno.
2. Llena los campos:
   • Nombre: siguiendo las reglas de arriba.
   • Duración: en minutos, realista. No subestimes — un corte de cabello que en realidad dura 35 minutos no debe registrarse como 30; el prestador siguiente llega tarde y se acumula el retraso.
   • Buffer antes / después: tiempo de preparación o limpieza que no es la cita pero ocupa al prestador. Para una limpieza dental: 5 min antes (preparar instrumental) + 10 min después (esterilización). Si no defines buffer, el cliente llega y el prestador sigue limpiando del anterior.
   • Descripción visible al cliente: qué incluye el servicio. El agente la lee al cliente cuando pregunta detalles.
   • Requiere email / requiere teléfono: campos obligatorios para crear la cita. En LATAM, email obligatorio baja conversión — déjalo opcional salvo que necesites recordatorio por correo.
   • Capacidad simultánea: para servicios de grupo. Una consulta médica = 1. Un taller con 3 mecánicos en paralelo en el mismo slot = 3. Una clase grupal = 10.
3. Guarda y repite.

Configurar ubicaciones paso a paso

1. Configuración → Citas → Ubicaciones → Nueva ubicación.
2. Campos:
   • Nombre: lo que el cliente vería ("Sucursal Roma Norte", "Consultorio Polanco"). Si solo tienes una, ponle algo legible — el agente lo dice en la confirmación.
   • Dirección completa: calle, número, colonia, ciudad. Aparece textual en el mensaje de confirmación de WhatsApp; ahí se hace clic para Google Maps.
   • Time zone: crítico, especialmente en LATAM. México tiene CDMX (UTC-6), Ciudad Juárez y Tijuana (UTC-7) y Cancún (UTC-5). Configurar la zona equivocada significa ofrecer slots a hora real distinta. El motor calcula slots en la zona de la ubicación, no del cliente.
   • Horario base de operación (opcional): horas de la sucursal. Sirve como tope superior — los prestadores pueden tener horarios más cortos pero no más largos.
3. Guarda.

Si planeas conectar Google Calendar por prestador, hazlo después de definir las ubicaciones — la zona horaria de la ubicación gana sobre la del calendario personal.

Configurar prestadores paso a paso

Esta es la entidad con más densidad de configuración. Asigna 5 minutos por prestador la primera vez.

1. Configuración → Citas → Prestadores → Nuevo prestador.
2. Campos:
   • Nombre: persona ("Dra. López", "Carlos Hernández") o recurso ("Sala 2", "Camilla 1", "Mesa terraza 3").
   • Servicios que atiende: marca los servicios del catálogo que este prestador puede dar. Esta relación N:N es la que el motor usa para resolver disponibilidad.
   • Ubicaciones donde trabaja: una o varias. Si trabaja en 2 sucursales, márcalas ambas — el horario laboral se define después con granularidad por día.
   • Horario laboral por día de la semana: la recomendación es bloques de 30 minutos. Lun-Vie 09:00-18:00, Sáb 10:00-14:00, Dom cerrado. Cada prestador puede tener horario distinto.
   • E-mail (opcional): para notificaciones de cita nueva. Útil si el prestador no entra a la app pero quiere ver su agenda en su correo.
   • Vinculación a un usuario de Aurora (opcional): si el prestador también es usuario de la app (operador, dueño, asistente), vincúlalo. Verá su propia agenda en su login.
3. Guarda.

Repite por cada prestador. La carga inicial puede tomar 30-60 minutos para una operación con 10 prestadores; después se mantiene sola.

Patrones por vertical

Los cuatro modelos más comunes en LATAM. Copia el que más se parezca a tu operación.

Clínica dental

• 5 servicios: Consulta general, Limpieza, Blanqueamiento, Endodoncia, Ortodoncia.
• 1 ubicación: Consultorio principal.
• 3 prestadores: Dra. López, Dr. Ramírez, Dra. Méndez.
• Assignment: Los 3 dentistas atienden los 5 servicios. Modelo simple, todos hacen todo.
• Horario: Lun-Vie 09:00-18:00, Sáb 10:00-14:00.

Más detalle vertical: sistema de citas WhatsApp para clínicas médicas.

Salón de belleza

• 8 servicios: Corte hombre, Corte mujer, Tinte, Mechas, Peinado, Manicure, Pedicure, Tratamiento capilar.
• 2 ubicaciones: Sucursal Polanco, Sucursal Condesa.
• 6 prestadores: Carlos (solo cortes hombre), Ana (color y peinado), Luis (corte mujer y peinado), Marta (manicure y pedicure), Sofía (tinte y mechas), Diana (tratamiento y peinado).
• Assignment: especializada. Carlos solo atiende corte hombre. Ana atiende color, mechas y peinado. Etc.
• Horario: Carlos en Polanco Mar-Sáb, Ana en Condesa Lun-Vie. Cada estilista define su día y sucursal.

Más detalle vertical: sistema de citas WhatsApp para barberías y salones.

Taller mecánico

• 4 servicios: Afinación, Frenos, Suspensión, Diagnóstico eléctrico.
• 1 ubicación: Taller principal.
• 4 prestadores (mecánicos): Juan (afinación + frenos), Pedro (suspensión + frenos), Andrés (eléctrico), Roberto (afinación + diagnóstico eléctrico).
• Assignment: especializada por habilidad técnica.
• Horario: Lun-Sáb 08:00-17:00.
• Capacidad simultánea: cada servicio = 1 (un mecánico por carro). Si quieres 3 carros en paralelo, son 3 prestadores ocupados al mismo tiempo en distintos slots.

Restaurante (reservas)

• 1 "servicio": Mesa para N personas — duración 90 min.
• 1 ubicación: Restaurante principal.
• 3 prestadores: Zona Terraza, Zona Salón, Zona Barra. Aquí el "prestador" es la zona física, no una persona.
• Capacidad simultánea por zona: Terraza 8 mesas, Salón 12 mesas, Barra 6 lugares. Configura como prestadores con capacidad N.
• Horario: Mar-Dom 13:00-23:00.

El truco del restaurante: las "zonas" son prestadores con capacidad mayor a 1. El motor de Aurora maneja capacidad simultánea por prestador, así que Terraza con capacidad 8 acepta 8 reservas paralelas en el mismo slot.

Errores comunes

• Nombres opacos para el agente IA. "SVC-007" no le dice nada al modelo. Usa lenguaje natural, sin códigos internos.
• Duración irreal del servicio. Si en realidad dura 45 min y registras 30, todas las citas siguientes se retrasan. Mide la duración real una semana antes de configurar.
• No definir buffer. El cliente entra y el prestador sigue limpiando del anterior. Define al menos 5-10 min de buffer en servicios físicos (médico, estético, mecánico).
• Zona horaria mal configurada. Especialmente común en LATAM con CDMX vs Ciudad Juárez. Verifica la zona horaria de cada ubicación.
• Sobrecargar al prestador top y dejar otros vacíos. Si la mitad de las citas caen en un solo prestador, el agente IA está auto-seleccionando mal. Activa "preguntar al cliente" o balancea con horarios más amplios para los otros prestadores.
• No actualizar horario en feriados. El agente sigue ofreciendo slots un 1 de enero. Configura excepciones de calendario para días no laborables.

Mantenimiento ongoing

El modelo se mueve con la operación. Reglas para mantenerlo limpio:

• Agregar servicios nuevos: solo cuando son distintos a los existentes en duración, precio o equipo. No dupliques "Corte hombre" y "Corte caballero" — es el mismo servicio.
• Ausencias de prestadores: si es por un día (vacaciones, enfermedad), edita el horario del día específico — no elimines al prestador. Si es permanente, desactívalo (no lo borres) para preservar el historial de citas.
• Deshabilitar temporalmente un servicio: marca el servicio como inactivo. El agente deja de ofrecerlo pero las citas pasadas siguen en el historial.
• Cambios de horario por temporada: edita el horario laboral del prestador. Aurora aplica el cambio desde la fecha de edición; las citas ya agendadas quedan intactas.
• Cambio de zona horaria (mudanza de sucursal entre ciudades): cambia la ubicación, no la borres. El histórico permanece bajo la zona original.

Cómo lo hace Aurora Inbox

La diferencia versus alternativas tipo Calendly: Calendly no soporta multi-prestador real con asignación N:N por servicio y por ubicación. Te obliga a crear un calendario por prestador y un "evento" por servicio, sin lazo declarativo entre ellos. El agente IA tiene que adivinar a quién mandar la cita.

Aurora trata el modelo Servicio + Ubicación + Prestador como entidades de primera clase con relaciones explícitas. El motor de citas resuelve disponibilidad considerando: servicio pedido → prestadores que lo atienden → en la ubicación elegida → con horario laboral disponible → sin choque con citas existentes ni con eventos de Google Calendar.

Plan recomendado: Aurora IA $179 USD/mes ($3,200 MXN) que incluye el modelo completo, agente con plugin de bookings y sincronización con calendario.

Empieza tu prueba gratuita y arma tu data model en 30-60 minutos.

Frequently Asked Questions

¿Puede un prestador estar en 2 ubicaciones a la vez?

No literalmente — el motor evita conflicto físico. Sí puede atender en 2 ubicaciones distintas en días distintos (Lun-Mié en Polanco, Jue-Sáb en Condesa). Defínelo en el horario laboral por día.

¿El agente IA sabe pedir el servicio correcto?

Sí, si nombraste bien los servicios. Cuando el cliente dice "quiero limpieza dental", el agente hace match con el servicio "Limpieza dental — 60 min" por similitud semántica. Si tienes nombres opacos ("SVC-001"), el match falla y el agente pregunta cuál servicio.

¿Qué pasa si dos servicios usan el mismo recurso físico?

Modela el recurso como prestador. Ejemplo: 1 sala de rayos X usada por consulta general y por dental. Crea un prestador "Sala Rayos X" con capacidad 1, asígnale ambos servicios. Ningún slot se duplica.

¿Soporta cita de pareja (2 prestadores simultáneos)?

Sí, pero requiere modelar el servicio como "ocupa 2 prestadores". Para casos de spa de pareja o sesiones grupales avanzadas, contacta soporte para la configuración multi-prestador.

¿Manejo precio por servicio?

Sí. El servicio tiene campo de precio (opcional). El agente IA lo menciona al cliente cuando ofrece el servicio. El cobro real se hace por link de pago de Stripe (próximo en roadmap nativo) o por adelantado vía link manual.

¿Soporta campos personalizados por servicio?

Parcialmente. Los campos estándar (nombre, email, teléfono, requiere o no) están listos. Para preguntas específicas del servicio (motivo de consulta, alergias, modelo de carro) usa el flujo del agente IA: el prompt del agente puede incluir "antes de confirmar, pregunta motivo de consulta y guárdalo en notas".