Como configurar um sistema de agendamento via WhatsApp com o Aurora Inbox (2026)

Configurar um sistema de agendamento no WhatsApp com o Aurora Inbox leva de 20 a 30 minutos e inclui tudo o que uma empresa de serviços precisa para operar com capacidade máxima: serviços com duração definida, suporte a múltiplos locais e profissionais, sincronização com o Google Agenda e um agente de IA que finaliza o agendamento diretamente no chat, sem redirecionar o cliente para uma plataforma externa como o Calendly. Este guia apresenta o passo a passo para a configuração em clínicas, salões de beleza, oficinas, escritórios e qualquer segmento que venda tempo.

Por que agendar diretamente no chat (e não com um aplicativo externo como o Calendly)?

Cada vez que alguém abandona o WhatsApp, a empresa perde clientes. Os dados:

• Ir para o Calendly externo30-40% dos leads abandonam antes de concluir.
• Agende pelo chatRetenção de 80-90%.
• Taxa de não comparecimento Com WhatsApp + lembretes automáticos: 8-12% (em comparação com 18-25% sem lembretes).

O Aurora Inbox possui um mecanismo de agendamento integrado: o agente de IA ou o operador humano verifica a disponibilidade, oferece horários e agendamentos — tudo dentro da mesma conversa do WhatsApp.

O que você vai configurar

Antes de começar, entenda este modelo:

Conceito	O que é	Exemplo
Serviço	O tipo de consulta que você oferece, com duração fixa.	"Corte de cabelo — 30 min"
Localização	Onde o encontro acontece	"Filial Norte de Roma"
Emprestador	Quem participa	"Carlos (estilista)"
Disponibilidade	Horário de funcionamento por fornecedor e localização	"Segunda a sábado, das 10:00 às 19:00"
Agendamento / Reserva	Reserva específica do cliente	"Carlos atende Ana, sábado às 12:00, filial Roma Norte"

Um serviço pode ser oferecido em vários locais. Um local pode ter vários provedores. Um provedor pode gerenciar vários serviços. O mecanismo resolve automaticamente a disponibilidade.

Etapa 1: Criar os serviços

No seu espaço de trabalho Aurora Inbox:

1. Ir para Configurações → Agendamentos → Serviços.
2. Clique em Novo serviço.
3. Preencha:
   • Nome"Limpeza dentária", "Corte de cabelo", "Consulta geral", etc.
   • DuraçãoEm minutos. O mecanismo de disponibilidade usa essa duração para abrir vagas.
   • Buffer antes/depois (opcional): tempo de preparação ou limpeza entre as consultas.
   • Descrição: visível para o cliente quando o agente oferece o serviço.
4. Repita o processo para cada serviço. Recomendação: crie entre 3 e 10 serviços — mais do que isso confunde tanto o cliente quanto o agente.

Etapa 2: Configurar locais

Se você tiver apenas uma filial, crie uma única localização. Se tiver várias filiais, crie uma entrada para cada filial.

1. Configurações → Compromissos → Locais.
2. Novo local.
3. Preencha:
   • Nome"Filial Roma Norte", "Escritório Polanco", etc.
   • Endereço completo: aparece na mensagem de confirmação.
   • Fuso horário: crítico — o mecanismo calcula os horários disponíveis no fuso horário do local, não do cliente.
   • Cronograma básico de operação (opcional, os prestadores de serviços podem ter horários diferentes).

Etapa 3: Criar provedores

Cada prestador de serviços é uma pessoa ou recurso que ocupa tempo:

1. Configurações → Consultas → Prestadores de Serviços.
2. Novo fornecedor.
3. Preencha:
   • Nome: nome real ("Carlos Hernández") ou nome genérico ("Sala de Tratamento 1").
   • Serviços prestados: indica os serviços da etapa 1 que este fornecedor pode prestar.
   • Locais de trabalhoNormalmente um, mas pode haver vários.
   • Horário de trabalhoPor dia da semana. Padrão: Seg-Sex 09:00-18:00. Personalizável pelo provedor.
   • E-mail (opcional): para notificações de novas consultas.
   • Conectando-se a um usuário do Aurora (Opcional): Se o prestador de serviços também for um usuário que acessa o aplicativo, vincule-o para que ele possa visualizar seus próprios compromissos em seu calendário.

Passo 4: Conecte o Google Agenda (opcional, mas recomendado)

Sincronize para evitar conflitos com eventos pessoais:

1. Configurações → Compromissos → Integrações → Google Agenda.
2. Provedor de conexãoPara cada fornecedor, clique em Conectar o Google e autoriza com a conta do credor.
3. Configurar endereço de sincronização:
   • Bidirecional (Recomendado): Os eventos do Google bloqueiam horários no Aurora; os compromissos do Aurora aparecem no Google.
   • De Aurora ao Google apenasOs agendamentos são publicados no Google, mas os eventos do Google não afetam a disponibilidade.
4. Guia completo: Conecte o Google Agenda ao seu sistema de agendamento do WhatsApp..

Etapa 5: Ative o agente de IA com o plugin de agendamento.

O agente de IA no chat utiliza duas funções de MCP/plugin: ObterVagasDisponíveis e Criar reserva.

1. Ir para Agentes de IA → Seu agente → Plugins.
2. Ativo Plugin de reservas.
3. Configurar:
   • Fornecedor de seleção automáticaSe estiver ativo, o agente escolhe o primeiro provedor disponível. Caso contrário, pergunta ao cliente qual ele prefere.
   • Solicitar e-mailSe você ativar essa função, o agente solicitará seu e-mail antes de confirmar (necessário para enviar um convite para o calendário).
   • Política de cancelamentoTexto que o agente menciona ao confirmar.
4. Guarda.

A partir desse momento, quando um cliente diz "Quero agendar uma limpeza dentária", o agente:

1. Confirme o serviço.
2. Pergunte sobre a data de sua preferência (ou ofereça horários disponíveis).
3. Chamar ObterVagasDisponíveis e exibe os horários atuais.
4. Confirme o horário escolhido.
5. Solicite o nome e (se aplicável) o e-mail.
6. Chamar Criar reserva.
7. Enviar confirmação com detalhes do serviço, data, prestador de serviços e local.

Passo 6: Configure lembretes automáticos

Reduzir o número de faltas exige lembretes programados. Na Aurora:

1. Configurações → Compromissos → Lembretes.
2. Ativar o disparo:
   • 24 horas antesModelo de mensagem pré-aprovado para WhatsApp que confirma o agendamento.
   • 2 horas antes: breve nota com endereço e fornecedor.
   • Pós-citaçãoPesquisa NPS (opcional).
3. Cada modelo deve ser pré-aprovado na categoria "Utilitários" pela Meta. A Aurora fornece modelos prontos para clonagem.

Resultado típico: queda no número de faltas de 18-25% para 8-12%. Mais detalhes em Como reduzir o número de faltas em exames 50% com lembretes automatizados via WhatsApp.

Etapa 7: Teste de ponta a ponta

Envie uma mensagem de teste para o seu número do WhatsApp:

Olá, gostaria de agendar uma limpeza dentária para amanhã à tarde.

O agente deve:

1. Reconheça o serviço de "Limpeza Dentária".
2. Chamar ObterVagasDisponíveis com a data de amanhã.
3. Exibido das 15h às 17h.
4. Solicitar confirmação.
5. Crie o agendamento e envie o resumo.

Se algo der errado, consulte a seção de solução de problemas abaixo.

Operações do dia a dia

Visualização do calendário

Agendamentos → Calendário Exibe o dia/semana/mês com todos os agendamentos, filtráveis por profissional, local ou serviço. Cada agendamento possui 4 status: Pendente, Confirmado, Concluído, Cancelado.

Mudanças de estado

Na visualização de agendamentos ou no chat:

• Marcar como confirmado.
• Remarcar.
• Cancelar (com justificativa).
• Marcar como ausente.

Cada alteração aciona um modelo opcional do WhatsApp para o cliente.

Métricas

O painel de controle de agendamentos mostra:

• Consultas agendadas por mês.
• Taxa de não comparecimento.
• Taxa de conclusão.
• Principais fornecedores e serviços.
• Origem (chat, agente, manual, externa).

Solução de problemas

O agente não encontrou nenhuma vaga disponível.

• Verifique se o prestador de serviços tem um horário agendado para o dia da sua consulta.
• Verifique se o provedor está ativo e oferece esse serviço.
• Se você conectou o Google Agenda, verifique se não há nenhum evento de "ausência do escritório" agendado para o dia todo.

"Nenhum local de atendimento encontrado"

O serviço não possui um local atribuído. Edite o provedor e selecione pelo menos um local.

O cliente recebe a confirmação no fuso horário errado.

O fuso horário é calculado na seguinte ordem: localização → espaço de trabalho → cliente. Configure o fuso horário correto na localização.

Agendamento duplo no mesmo dia para o mesmo cliente

Aurora detecta e impede: se o cliente já tiver um agendamento para aquele dia (no mesmo chat), o agente responde "Você já tem um agendamento marcado para esse dia" e não duplica a solicitação.

O Google Agenda não está sincronizando.

• Verifique se o OAuth não expirou (Configurações → Compromissos → Integrações).
• Verificar permissões: Aurora precisa de acesso de leitura e gravação ao calendário principal do provedor.

Como o Aurora Inbox faz isso?

Aurora combina um BSP de nível Meta, um agente LLM (GPT-5), um mecanismo de agendamento integrado, sincronização nativa com o Google Agenda e lembretes automatizados. Para PMEs da América Latina que vendem tempo (clínicas, salões de beleza, workshops, consultórios), é a combinação mais direta para retenção de leads 80-90% em comparação com o Calendly externo.

Plano recomendado: Aurora IA $179 USD/mês ($3.200 MXN) que inclui um sistema de agendamento, agente de IA com plugin de reservas, Google Agenda e lembretes.

Comece seu teste gratuito — a instalação completa leva 30 minutos.

Perguntas frequentes

Funciona sem um agente de IA?

Sim. Um operador humano pode agendar consultas manualmente via chat com apenas alguns cliques. O sistema de disponibilidade continua funcionando.

É compatível com vários fusos horários?

Sim. Cada local tem seu próprio fuso horário. O cliente vê as horas no fuso horário do local, não no seu próprio.

Posso receber o pagamento antes de agendar o horário?

Sim, integrando o Stripe (próximo item no nosso planejamento) ou solicitando um depósito antecipado por meio de um link de pagamento no chat.

Quantos serviços e fornecedores ele suporta?

Sem limite rígido. Operações típicas: 3 a 15 serviços, 1 a 5 locais, 1 a 50 prestadores de serviços. Empresas de médio porte com mais de 100 prestadores de serviços também são suportadas.

A consulta é cancelada automaticamente se o cliente não responder?

Não por padrão. Você pode ativar a política de "cancelamento automático se não houver confirmação 2 horas antes" nas configurações.

Funciona em outros canais além do WhatsApp?

Sim. O Aurora é compatível com Messenger, Instagram e bate-papo online. O mecanismo de busca de encontros é independente do canal — o mesmo encontro pode ser criado a partir de qualquer conversa.

Vale a pena em comparação com Calendly + Zapier?

Para serviços em que o cliente já está no WhatsApp: sim. A retenção de leads aumenta de 2 a 3 vezes porque eles não abandonam a conversa. Comparação completa em [link]. Reservas Aurora vs Calendly + WhatsApp.