Cómo configurar un sistema de citas en WhatsApp con Aurora Inbox (2026)

Configurar un sistema de citas en WhatsApp con Aurora Inbox toma 20-30 minutos e incluye lo que un negocio de servicios necesita para operar al 100%: servicios con duración propia, múltiples ubicaciones, múltiples prestadores, sincronización con Google Calendar y un agente de IA que cierra la cita dentro del chat sin enviar al cliente a un Calendly externo. Esta guía cubre el setup paso a paso para clínicas, salones, talleres, consultorios y cualquier vertical que venda tiempo.

Por qué agendar dentro del chat (y no con un Calendly externo)

Cada salto fuera de WhatsApp pierde clientes. Los datos:

• Saltar a Calendly externo: 30-40% de los leads abandonan antes de completar.
• Agendar dentro del chat: 80-90% retención.
• No-show rate con WhatsApp + recordatorios automáticos: 8-12% (vs 18-25% sin recordatorios).

Aurora Inbox tiene motor de citas embarcado: el agente de IA o el operador humano consulta disponibilidad, ofrece horarios y agenda — todo dentro de la misma conversación de WhatsApp.

Lo que vas a configurar

Antes de empezar, ten claro este modelo:

Conceito	Qué es	Exemplo
Serviço	El tipo de cita que ofreces, con duración fija	"Corte de cabello — 30 min"
Localização	Dónde ocurre la cita	"Sucursal Roma Norte"
Prestador	Quién atiende	"Carlos (estilista)"
Disponibilidade	Horario laboral por prestador y ubicación	"Lun-Sáb 10:00–19:00"
Cita / booking	Reserva concreta de un cliente	"Carlos atiende a Ana, sábado 12:00, sucursal Roma Norte"

Un servicio puede ofrecerse en varias ubicaciones. Una ubicación puede tener varios prestadores. Un prestador puede atender varios servicios. El motor resuelve disponibilidad de forma automática.

Paso 1: Crear los servicios

En tu workspace de Aurora Inbox:

1. Ir para Configuración → Citas → Servicios.
2. Click en Nuevo servicio.
3. Llena:
   • Nombre: "Limpieza dental", "Corte de cabello", "Consulta general", etc.
   • Duración: en minutos. El motor de disponibilidad usa esta duración para abrir slots.
   • Buffer antes/después (opcional): tiempo de preparación o limpieza entre citas.
   • Descripción: visible al cliente cuando el agente le ofrece el servicio.
4. Repite para cada servicio. Recomendación: crea entre 3-10 servicios — más de eso confunde al cliente y al agente.

Paso 2: Configurar ubicaciones

Si solo tienes una sucursal, crea una sola ubicación. Si tienes varias, una entrada por sucursal.

1. Configuración → Citas → Ubicaciones.
2. Nueva ubicación.
3. Llena:
   • Nombre: "Sucursal Roma Norte", "Consultorio Polanco", etc.
   • Dirección completa: aparece en el mensaje de confirmación.
   • Fuso horário: crítico — el motor calcula slots en la zona horaria de la ubicación, no del cliente.
   • Horario base de operación (opcional, los prestadores pueden tener horarios distintos).

Paso 3: Crear prestadores

Cada prestador es una persona o recurso que ocupa tiempo:

1. Configuración → Citas → Prestadores.
2. Nuevo prestador.
3. Llena:
   • Nombre: nombre real ("Carlos Hernández") o genérico ("Sala de tratamiento 1").
   • Servicios que atiende: marca los servicios del paso 1 que este prestador puede dar.
   • Ubicaciones donde trabaja: típicamente una, pero puede ser varias.
   • Horário de trabalho: por día de la semana. Default: Lun-Vie 09:00-18:00. Personalizable por prestador.
   • E-mail (opcional): para notificaciones de cita nueva.
   • Vinculación a un usuario de Aurora (opcional): si el prestador también es usuario que entra a la app, vincúlalo para que vea sus propias citas en su agenda.

Paso 4: Conectar Google Calendar (opcional pero recomendado)

Sincroniza para evitar conflictos con eventos personales:

1. Configuración → Citas → Integraciones → Google Calendar.
2. Conectar prestador: por cada prestador, click en Conectar Google y autoriza con la cuenta del prestador.
3. Configurar dirección de sincronización:
   • Bidireccional (recomendado): los eventos de Google bloquean slots en Aurora; las citas de Aurora aparecen en Google.
   • Solo de Aurora a Google: las citas se publican en Google pero los eventos de Google no afectan disponibilidad.
4. Guía completa: conectar Google Calendar a tu sistema de citas WhatsApp.

Paso 5: Activar el agente de IA con plugin de citas

El agente de IA dentro del chat usa dos funciones MCP/plugin: GetAvailableSlots e CreateBooking.

1. Ir para Agentes IA → Tu agente → Plugins.
2. Activa BookingPlugin.
3. Configura:
   • Auto-seleccionar prestador: si está activo, el agente elige el primer prestador disponible. Si no, le pregunta al cliente cuál prefiere.
   • Solicitar email: si lo activas, el agente pide email antes de confirmar (necesario para enviar invitación de calendario).
   • Política de cancelación: texto que el agente menciona al confirmar.
4. Guarda.

A partir de ese momento, cuando un cliente diga "quiero agendar una limpieza dental", el agente:

1. Confirma el servicio.
2. Pregunta fecha preferida (o ofrece próximos slots).
3. Llama a GetAvailableSlots y muestra horarios reales.
4. Confirma horario elegido.
5. Pide nombre y (si aplica) email.
6. Llama a CreateBooking.
7. Manda confirmación con detalles de servicio, fecha, prestador y ubicación.

Paso 6: Configurar recordatorios automáticos

Reducir no-shows requiere recordatorios programados. En Aurora:

1. Configuración → Citas → Recordatorios.
2. Activa los disparos:
   • 24 horas antes: plantilla de WhatsApp pre-aprobada que confirma la cita.
   • 2 horas antes: nota corta con dirección y prestador.
   • Post-cita: encuesta NPS (opcional).
3. Cada plantilla debe estar pre-aprobada en categoría "Utilidad" por Meta. Aurora trae plantillas listas para clonar.

Resultado típico: caída de no-shows de 18-25% a 8-12%. Más detalle en cómo reducir 50% los no-shows con recordatorios automáticos por WhatsApp.

Paso 7: Probar de punta a punta

Manda un mensaje de prueba a tu número de WhatsApp:

Hola, quiero agendar una limpieza dental para mañana en la tarde.

El agente debe:

1. Reconocer el servicio "Limpieza dental".
2. Llamar a GetAvailableSlots con la fecha de mañana.
3. Mostrar 3-5 horarios de la tarde.
4. Pedir confirmación.
5. Crear la cita y mandar resumen.

Si algo falla, revisa la sección de troubleshooting más abajo.

Operación día a día

Visualização do calendário

Citas → Calendario muestra día/semana/mes con todas las citas, filtrables por prestador, ubicación o servicio. Cada cita tiene 4 estados: Pendiente, Confirmada, Completada, Cancelada.

Cambios de estado

Desde la vista de cita o desde el chat:

• Marcar como confirmada.
• Reagendar.
• Cancelar (con motivo).
• Marcar como no-show.

Cada cambio dispara plantilla de WhatsApp opcional al cliente.

Métricas

Dashboard de citas muestra:

• Citas agendadas / mes.
• Tasa de no-show.
• Tasa de completadas.
• Top prestadores y servicios.
• Origen (chat, agente, manual, externa).

Solución de problemas

El agente no encuentra slots disponibles

• Revisa que el prestador tenga horario configurado en el día consultado.
• Revisa que el prestador esté activo y atienda ese servicio.
• Si conectaste Google Calendar, revisa que no haya un evento de "fuera de oficina" todo el día.

"No location found for service"

El servicio no tiene ubicación asignada. Edita el prestador y marca al menos una ubicación.

Cliente recibe la confirmación en zona horaria equivocada

La zona horaria se calcula en orden: ubicación → workspace → cliente. Configura zona horaria correcta en la ubicación.

Doble cita el mismo día para el mismo cliente

Aurora detecta y previene: si el cliente ya tiene cita ese día (en el mismo chat) el agente responde "Ya tienes cita agendada ese día" y no duplica.

Google Calendar no sincroniza

• Verifica que el OAuth no haya expirado (Configuración → Citas → Integraciones).
• Revisa permisos: Aurora necesita acceso de lectura y escritura al calendario primario del prestador.

Cómo lo hace Aurora Inbox

Aurora combina BSP nivel Meta + agente LLM (GPT-5) + motor de citas embarcado + sincronización Google Calendar nativa + recordatorios automatizados. Para PYMEs LATAM que venden tiempo (clínicas, salones, talleres, consultorios) es la combinación más directa para 80-90% de retención del lead vs Calendly externo.

Plan recomendado: Aurora IA $179 USD/mes ($3,200 MXN) que incluye motor de citas, agente IA con plugin de bookings, Google Calendar y recordatorios.

Empieza tu prueba gratuita — el setup completo se hace en 30 minutos.

Perguntas frequentes

¿Funciona sin agente de IA?

Sí. El operador humano puede agendar manualmente desde el chat con un par de clicks. El motor de disponibilidad sigue funcionando.

¿Soporta múltiples zonas horarias?

Sí. Cada ubicación tiene su zona horaria. El cliente ve los horarios en la zona de la ubicación, no en la suya.

¿Puedo cobrar antes de agendar?

Sí, integrando Stripe (próximo en roadmap) o pidiendo deposit por adelantado vía link de pago dentro del chat.

¿Cuántos servicios y prestadores soporta?

Sin límite duro. Operaciones típicas: 3-15 servicios, 1-5 ubicaciones, 1-50 prestadores. Mid-market con 100+ prestadores también soportado.

¿La cita se cancela automáticamente si el cliente no responde?

No por default. Puedes activar política de "auto-cancelar si no confirma 2 horas antes" en configuración.

¿Funciona en otros canales además de WhatsApp?

Sí. Aurora soporta Messenger, Instagram, web chat. El motor de citas es agnóstico al canal — la misma cita se puede crear desde cualquier conversación.

¿Vale la pena vs Calendly + Zapier?

Para servicios donde el cliente ya está en WhatsApp: sí. La retención del lead aumenta 2-3× porque no sale de la conversación. Comparativa completa en Aurora bookings vs Calendly + WhatsApp.